Najvažnije pre polaska
Napravite jedan raspored sa adresama, vremenima i kontaktom putnika. Jasno označite šta je potvrđeno, a šta još zavisi od leta ili trajanja sastanka.
Jedan raspored umesto više nepovezanih poruka
Počnite od leta i prve obaveze. Zapišite broj leta, datum, planirano sletanje, adresu hotela i adresu sastanka. Ako gost prvo treba da ostavi stvari, to je posebna etapa, čak i kada je zadržavanje kratko.
Uz svaku adresu navedite ulaz ili recepciju. U poslovnim kompleksima naziv kompanije ne mora biti dovoljan da se odredi tačno mesto iskrcavanja. Jedan ažuran raspored olakšava organizaciju više nego niz poruka u kojima se detalji menjaju.
Ostavite prostor između sletanja i sastanka
Termin na karti nije vreme izlaska sa aerodroma. Prtljag, procedure i saobraćaj utiču na nastavak dana. Prvi sastanak zato ne treba vezivati za idealan scenario u kome se sve završava odmah.
Ako je sastanak vremenski nepromenljiv, recite to pri upitu. Ne obećavajte gostu tačno vreme dolaska samo na osnovu kilometraže. Precizniji plan nastaje kada se u obzir uzmu datum, doba dana, adresa i potrebna pauza pre sastanka.
Odredite ko odobrava promene
Rezervaciju može poslati asistent, a izmenu tokom dana sam putnik. Zato je korisno unapred dogovoriti kontakt za organizaciju, kontakt putnika i ko potvrđuje novu adresu ili duže zadržavanje.
Ako putuje više gostiju različitim letovima, razdvojite podatke po grupama. Odluka da svi čekaju zajednički polazak treba da bude svesna odluka organizatora, uz proverene uslove čekanja.
Odvojeni transferi ili vozilo na raspolaganju
Za dolazak u hotel i povratak sledećeg dana mogu biti dovoljne dve odvojene vožnje. Ako dan obuhvata više adresa i neizvesne završetke sastanaka, pitajte za angažovanje vozila sa vozačem prema celom rasporedu.
Uporedite obuhvaćeno trajanje, relacije, čekanje i način potvrde dodatnih obaveza. Nije potrebno rezervisati celodnevno angažovanje samo zato što put ima poslovni karakter; izbor treba da prati stvarnu potrebu.
Šta da sadrži potvrda za gosta
- Datum i plan dolaska, sa brojem leta.
- Jasno mesto susreta i kontakt za taj dan.
- Adrese po redosledu i planirana stajanja.
- Dogovoreno vozilo ili potvrđena klasa.
- Uslovi čekanja, izmena i plaćanja.
Sačuvajte potvrdu u jednom dokumentu ili poruci koju gost lako može da pronađe. BEG RIDE upit možete poslati i kada raspored još nije konačan — samo razdvojite fiksne termine od okvirnih.
Česta pitanja
Da li mogu da organizujem prevoz za gosta?
Možete poslati upit u njegovo ime. Navedite svoj kontakt i kontakt putnika, uz dogovor o tome ko potvrđuje izmene.
Da li mi je potreban vozač za ceo dan?
To zavisi od broja adresa, pauza i fleksibilnosti rasporeda. Uporedite odvojene vožnje sa angažovanjem prema celom planu.
